管理委託費見直しサポート業務 

 

■ 管理委託費見直しサポート業務とは 

  • マンション竣工以来、一度も管理費の見直しを行っていない。
  • 管理会社から修繕積立金の増額を提案されている。
  • 管理費会計が赤字になっていて、修繕積立金から補てんしている。
  • 機械式駐車場の使用料収入が管理費会計に充当されている・・・

 などの事由にあてはまる管理組合に対して、管理(サービス)の質を維持しながら、管理会社に委託している業務コストを見直し、削減した額を修繕積立金会計に振り替えるなど、修繕積立金の値上げ幅を小さくしたいと望まれる管理組合のために、管理委託費見直し事業の立ち上げから、見直し後の管理会社の業務遂行の確認までのすべての過程において、管理組合の支援を行う業務です。

※この業務は、現行の管理会社との契約継続を前提とするサポート業務です。現行の管理会社との「管理委託費見直し協議」が不調となった場合、または現行の管理会社との契約継続を前提としない場合は、「管理会社変更サポート業務」となります。

〇 分譲時の管理費と修繕積立金の関係

一般に、分譲当初の管理費会計予算案は、管理会社(分譲会社の子会社や関連会社)にとって余裕を持たせた金額になっていることが多く、市場との競争性がないため、管理費が割高に設定されやすい傾向にあります。

 一方、修繕積立金については、長期修繕計画に基づいて将来、必要となる修繕工事の費用を均等に積み立てるべきですが、通常、分譲会社はマンションを売りやすくするために、当初の修繕積立金額を低く抑え、不足分は将来の値上げで補う段階増額積立方式を採用し、計画どおりに値上げするかは、その時の管理組合で決めてくださいというスタンスです。(計画どおり段階的に増額している管理組合はほとんどありません・・・)

このように竣工当初は分譲側の事情で決められている管理費・修繕積立金の見直しは必ず必要なことであり、早ければ早いほど効果的です。(そのようなことを示唆してくれる管理会社などありません・・・)

〇 機械式駐車場使用料を管理費会計に充当し、管理費の不足分を補てんしている場合

機械式駐車場使用料の使い途としては、毎月の保守点検料のほか、将来の機械部品消耗による部品交換や塗装等の計画修繕費用の2種類に分かれます。

 しかし、この機械式駐車場使用料を管理費会計に充当し、他の一般経費に支出してしまっていては、計画修繕費用を貯めておくことができません。修繕積立金会計で、十分に機械式駐車場の計画修繕工事が実施可能な資金計画となっていれば問題ありませんが、そうなってない場合は要注意です。

『機械式駐車場使用料(収入)―機械式駐車場保守費=将来の計画修繕のために積み立てておくべき金額』と考えるべきです。

※最近は自動車を手放す傾向が強まり、駐車場の契約台数の減少により、使用料収入が減少し、管理費会計が赤字になったという問題も発生しています。

 

■ 管理委託費の内訳

管理委託費は大きく分類すると2種類に分かれます。

①管理会社が直接業務を行うもの・・・事務管理業務費、管理員業務費、フロント業務費、清掃業務費ほか

※管理会社が直接雇用する従業員が行う業務になるので、その金額に見合った業務品質が満たされているかが問題になります。一般的な水準で業務がなされている場合を前提にしても、他の管理会社との比較で妥当性を判断するのが難しい部分でもあるので、日常の業務で著しい不備がないとか、不備があった場合でもすぐに改善している等の実際の業務状況に応じて管理委託費の見直し交渉をすることになります。

②管理会社が下請けに発注して(再委託)、そこに一定のコスト(手数料)を上乗せして請求されるもの・・・24時間遠隔監視(機械警備)、エレベーター保守費、消防設備点検費、ポンプ点検費、機械式駐車場点検費等

※一定のコスト(手数料)を上乗せするとは・・・再委託する場合、管理会社は下請けの業務をチェックし、問題があれば元請けとして責任をもって対応することになる。そのような意味で合理性はあるが、上乗せコストに基準がないので、管理組合に見えない部分で、いくらでも上乗せ(20%~50%以上)することができるところに問題があります。

 したがって、再委託業務については、他の管理会社と見積り比較する場合でも、表面に出ている金額は管理会社の手数料込みの金額になる、という認識が必要となります。

 また、考えようによっては(多少、管理組合が自らの労力を惜しまなければ・・・要は自分ができることは自分でするということ)、管理組合が点検業者等と直接契約を結ぶこともできます。その場合は当然に、これまで管理会社が負担してきた手間や責任を管理組合が負う必要があることを認識しておかなければなりません。

〇 管理委託費の適正水準が分かりにくい理由

1. 管理委託費はマンションの立地・規模・設備などによって異なるため、管理水準の統一基準が作れない(明確でない)

2.各マンションの管理委託条件が実質非公開で、他のマンションとの比較ができない。

3.業務仕様書が分かりにくい (契約内容・仕様書と業務実績との差異がある場合が多い)。

 

■ 見直し作業実施前の現状把握

1.管理会社との委託内容、業務仕様書をチェックしてみる(契約書どおりかどうか?)

  • 契約と実際の仕事の差異はないか? 
  • 新築時の条件から業務内容を変更していても委託費がそのままになっていないか?(例えば、管理員は通勤型に変更されているのに契約書は住込み型のままである。清掃曜日、時間はどうか?等々) 
  • 委託契約書が管理組合にとって不利になっていないか?(標準管理委託契約書との比較をする!)

2.管理費会計の内容、どの項目にいくらかかっているのか?を把握をする。

  • 機械式駐車場使用料を管理費会計に全額充当していないか?
  • 管理員業務費、設備保守点検費、清掃業務費、事務管理費、等が妥当な水準か?
  • 電気代、水道代等が毎月どの程度か? 
  • 管理費未払いによる累積滞納額は無いか? 等々

3.管理組合自身で削減できるものはないか?

  • 機械警備を充実することで管理員の住込み型から通勤型に変更できないか? 
  • 現在加入している保険を見直しをしたことがあるか? (管理会社任せで何年も見直したことがないケースが多い!)
  • 節電による共用部電気代、節水による水道代節約、植栽剪定は今のままで良いか?

 

■ 管理委託費見直し手順

1.現状の確認

管理費の支出について、項目ごとに割高な部分や無駄がないかをチェックする。

委託業務が契約どおりに行われているかどうか確認する。

2.管理会社への見直し申し入れ

現行の管理会社に対し、管理委託費の見直しを書面で申し入れる。

3.他の管理会社への見積り依頼

並行して、他の管理会社に対して現状と同じ管理業務の仕様で見積りを依頼する。(規模やタイプの違う3~4社)

4.説明会・意見交換会とプレゼンテーションの開催

組合員に対して、管理費見直しの経緯や理事会としての考えを説明し、意見交換を行う。(必要に応じて、現行の管理会社や見積りを依頼した管理会社からプレゼンテーションをして頂く)

5.理事会としての方針決定

理事会としての方針(金額を見直したうえで現行の管理会社にそのまま任せるのか、管理会社を変更するのか)を定める。

※管理会社の変更を検討する場合は、「管理会社変更サポート業務に移行

6.管理組合の総会決議

総会において、管理委託契約締結の賛否を問う。(普通決議)

 

■ 管理委託費見直しサポート業務の内容

0. (必要に応じて)勉強会の開催

  • 管理委託費、委託費見直しに関する基礎知識の勉強会

1. 事前準備

  • 管理規約等書類、資料の確認
  • 建物、敷地(付属施設)の確認
  • 現状の管理委託業務品質の確認(ヒアリングを含む)
  • 管理組合の財務状況の分析など

2. 委託業務仕様書の作成

  • 管理組合の意向を踏まえた委託業務仕様書の提案
  • 理事会の検討に基づく修正、要望の反映
  • 見積依頼の事務作業補助

3. 説明会、総会開催運営の補助

  • 資料作成、会議進行・説明などの補助

4. 見直し後の委託業務の遂行状況の確認

  • 見直し後、一定期間の管理状況確認

 

■ 業務報酬額〔目安〕

・管理委託費見直しサポート業務(期間:約半年~1年の場合) 200,000円~(消費税・交通費別)

実際の報酬額につきましては、業務内容を別途協議のうえ、お見積もりを提出させていただき、総会承認を得て決定させて頂きます。

公開日:
最終更新日:2018/06/10