管理会社変更サポート業務

 

■ 管理会社変更サポート業務とは

 『管理委託費見直しサポート業務』を経て作成された委託業務仕様書に基づき、複数の管理会社の見積金額や業務品質の比較をもって管理委託契約の見直しを行う場合に必要となる各種の業務を支援するほか、管理組合の臨時事務局業務を代行します。

 

 ■ 管理会社変更事業の着手前に行うこと

〇 現行の管理委託契約書の確認

  • 管理委託契約の内容を精査する(具体的にどんな業務を委託していたのか、契約書どおりの業務が実行されていたのか、契約書にない業務を管理会社に要求していなかったかなど)。
  • 契約解除(債務不履行の場合)の規定や、解約申入れの規定がどうなっているか。
  • 組合員の管理委託業務に関する不満、ニーズを把握する(アンケート、意見交換会の実施)。
  • アンケート等を参考に、理事会(又は専門委員会)で必要な業務・不要な業務を明確化する。

〇 管理組合内部の意思統一

管理委託契約の内容を精査する(具体的にどんな業務を委託していたのか、契約書どおりの業務が実行されていたのか、契約書にない業務を管理会社に要求していなかったかなど)

見直し事業を開始する前に、下記の項目について管理組合としての合意形成しておくことが望ましい。

  • 別の管理会社に変更しようとするきっかけは何か
  • なぜ変更しなければならないのか
  • 変更することによって、現在の管理組合の問題は解決するのか
  • 管理会社を変更するデメリットは何か
  • 変更するにあっては、現在の管理会社の協力を得れないことについて、外部専門家のアドバイスの必要性等

 

■ 管理会社変更のリスク

管理会社を変更する場合は、変更に伴うリスクに関する説明が不可欠となります。

〇 管理会社を変更した場合のリスク

  • 管理会社が変更になれば、当該マンションの事情について、ほとんど知らない会社やその社員と付き合うことになる。そのノウハウ不足等をカバーするために、一定期間、理事会やマンション居住者側が労力を負担したり、忍耐したりすることが求められる。
  • 委託先の変更決議が総会の普通決議で可能であることから、仮に、一般の区分所有者の無関心の隙をついて決議されたような場合、変更前に比べて管理の質が下がった(安かろう悪かろうではないか!)という不平不満が管理組合内部にまん延する可能性もあり、それに端を発して、長年の区分所有者間の信頼関係にも影響を及ぼしかねない・・・など。

したがって、ここでいう「リスク」とは、決して管理会社変更の事業を遂行した理事会だけが負うものではなく、あくまで組合員全員で負担するものであることを、事業の開始前に認識しておく必要がある。

そこで、事業開始前の状況分析(管理会社を変えるほどの問題があるのか?、変更すれば問題が改善されるのか?組合全体としての意思統一がなされているか?等)が極めて重要になる。

 

■ 管理会社変更手順

1.現状の確認と組合内部の合意形成

  • 管理費の支出について、項目ごとに割高な部分や無駄がないかをチェックする。
  • 委託業務が契約どおりに行われているかどうか確認する。
  • 組合員アンケート及び意見交換会で、現行の委託業務に関する意見(満足度、不必要な業務又は新たに必要とする業務など)を徴収する。

2. 見積り依頼の準備

  • アンケートなどを参考に委託業務仕様書を作成する(必要に応じて、複数回のアンケートや意見交換会を実施)。
  • 見積依頼業者の選定基準、方法等を検討し、見積依頼書を作成する。
  • 見積依頼候補の選定

3.管理会社への見積り依頼

  • 委託業務仕様書に基づき見積りを依頼する。

4.説明会とプレゼンテーションの開催

  • 組合員に対して、管理会社変更の経緯や理事会としての考えを説明し、意見交換を行う。
  • 見積依頼業者のプレゼンテーションを実施する。

5.理事会としての方針決定

  • 理事会としての方針を決める(新たな管理委託先として総会に提案する管理業者の内定する)。

6.管理組合の総会決議

  • 総会において、新たな管理委託業者の賛否を問う(普通決議)。

7.新たな契約締結

  • 現行管理会社に解約を申し入れ、解約期間経過後に新たな管理会社と業務委託契約を結ぶ。

 

■ 管理会社変更サポート業務の内容

1.現状把握及び新たな管理業務仕様の立案の補助

2.見積依頼先の選定及び見積依頼の補助(臨時事務局業務の代行)

3.見積選考及び委託費の妥当性の検証の補助

4.プレゼンテーションの開催運営及び委託先の内定の補助

5.新たな管理委託契約の締結に関する業務の補助

 

■ 業務報酬額〔目安〕

・管理会社変更サポート業務(期間:約半年~1年の場合) 200,000円~(消費税・交通費別)

実際の報酬額につきましては、業務内容を別途協議のうえ、お見積もりを提出させていただき、総会承認を得て決定させて頂きます。

 

 

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